Project Description
Slack導入2024年の最新事情についてはこちらをご参照ください
2024年に入り10社程度のSlack導入支援や再起動を行ってきました。今回はこの経験を元に、どのような時にSlack導入が失敗しやすいのかについてお伝えしていきたいと思います。
Slackの導入に失敗するケースは？
電話での問い合わせから抜けられない
Slackを導入したにも関わらず、担当者への質問が電話で飛んでしまいというパターン
利用開始当初にSlack上に情報を蓄積するという意識を持たせないとこのパターンに陥ってしまう
Slackで質問する事によって情報が蓄積されるというのはその通りなのですが、ここで大事なのが「質問をしてくれる人」です
よくある質問については、回答出来る人があらかじめ投稿しておくというのも一つのやり方としてはありますが、質問をしてくれる人が現れた時はぜひたくさんの人からスタンプを付ける等で支援をしてあげるようにしてみてください。質問が良く集まるカルチャーを作っておくことによって、自然とSlack上に知見が蓄積され、検索によって課題が勝手に解決していくという状態に持っていくことができるはずです
情報量が多すぎてSlackを使うのがしんどい
Slackの活用が進んでいくとSlack上に蓄積される情報量が自然と増えていきます
このタイミングで「しんどい」状態になる組織によく見られるキーワードが「未読管理」です
Slackを活用するにあたって未読管理という概念を提唱し始めると黄色信号だと思ってください
Slackは元来、すべての情報をしっかり読むというツールではありません。未読状態の情報が存在するのが当たり前なのです
すべてを読むことが出来ているというのは、そもそもSlackの活用度合いが低いか、たまたま読む時間が膨大にあったかのいずれかになるでしょう
未読の投稿があるとチャンネル名が太字になるため、それを読まなくてはならないと思いがちではあるのですが、そんな必要はありません
本当に必要なのは「アクティビティ欄」に数字アラートがついていない状態を保つ。これだけです
Slackでは所属するチャンネル数は常に増えていってしまいますから、無理せずに使うようにしましょう
こちらのテーマについては以下のコンテンツで詳しく書いています。お時間ございましたら御覧ください
プロフィールの設定が適当になっている
これも意外とあるあるです。プロフィールの設定が適当になっているという状態
1️⃣ プロフィール画像がデフォルトのまま
意外とありますデフォルトアイコンのまま放置されているユーザー
これは組織全体のSlack活用の気力を削ぐ原因になりますので、確実に潰しておきたい要件です
自分の顔写真を設定するのが嫌というパターンは当然あると思いますが、今現在は簡単に写真をイラスト風に加工してくれるようなアプリも存在していますので、写真がどうしても嫌という人にはそういった加工も許可して許容するという使い方にしましょう
なぜそれが重要なのかというとSlackにはSlackコネクトという外部のワークスペースとチャンネルを共有する機能があります。これを使うと、社外の人がプロフィールを目にする訳です。円滑なコミュニケーションを考えた時にデフォルトアイコンだと視認性が悪く、そもそも記憶に残りません。ぜひアイコンの設定をお願いします。
デフォルトではないけどアイコンが著作権を犯している場合
これは要注意です。好きなキャラクターのアイコンを使ったりしていませんか？こちらについては社外から見られる可能性がある以上、組織のコンプライアンスどうなってるの？と疑問を持たれる可能性があります。気をつけるようにしてください
2️⃣ 表示名と氏名欄に漢字しか入っていない
こちらも意外と多いのですが、漢字のみではなくローマ字表記を入れるようにしましょう。
特におすすめなのが「ローマ字表記 + 漢字」の組み合わせです
私の場合でいうと
George YOSHIDA / 吉田 丈治 リバネスCIO
といった形です。
これをすることによってメンション効率がとても良くなります。特に最初にローマ字名を置いておくことをおすすめしています
@ge
くらいまで打つだけでメンション候補に名前が上がります。
もし漢字しか登録されていない場合どうなるかというと
@吉田
と書かなくてはならず漢字の変換という手間が発生します。
吉田ならまだマシですが、例えば斎藤や渡辺さんがいた場合はどうでしょうか。
漢字のパターンが多すぎますし絶対にヒットしません。メンションしたいだけなのにめちゃくちゃ時間がかかることは必至です。
そうなっていない場合は是非ご検討ください。コミュニケーション効率が上がりますよ。
まとめ
今回は、意外とあるあるなSlack導入失敗につながる落とし穴をまとめてみました
リバネスナレッジでは2015年からスタートしたSlack活用のノウハウを元に、Slack導入支援を行っています。2024年は10社程度の皆様にご採用頂きました。
興味がございましたらお問い合わせください。御社のコミュニケーションカルチャーの手助けが出来る日を楽しみにしています。
