Salesforceはスナップショットを使いこなしましょう

Salesforceでレポートやダッシュボードを作成すると最新情報による情報を可視化することが出来ます。

一方で、事業をやっていると、最新情報のみではなく、これまでの経時変化を見てみたいと思う瞬間が少なからず発生するはずです。Salesforceは何も設定していないと経時変化のような情報を取ることが出来ません。そこで利用するのが「レポート作成スナップショット」です。

この機能を利用することで経時変化をデータとして取得することができます。

こういうデータが取得できるようになります。

データの取得間隔は最短で1日です。

利用事例

最も利用価値が高いのは売上推移の情報です。リバネスでは毎日スナップショットを取っており、過去数年間のデータが残っています。いつ頃、どの程度の売上が発生していたのか、季節ごとの傾向がどうなっているかといった情報を取得することが出来るようになっています。

事業計画に対する進捗度合いがすぐに分かるため、その後のアクションに対する意思決定スピードが向上します。

売上推移のように長期的なもの以外にも、あるイベントの参加人数募集がかかっている場合に、申込み人数の推移を可視化することで、短期的なゴールに向けたアクションが可能になったり、問い合わせ件数(ケース件数)の処理数の推移を測っておくことで、対応スタッフ数の適切な人数を割り出すことが可能になります。

レポート作成スナップショットの作り方

Trailheadからなにかちょうどよいものを引っ張ってこようと思っていたのですが意外となかったので書いておきます。

まずはレポートを作成しましょう

スナップショットはレポートを元に作られます。

レポートは、集計したいオブジェクトを対象にして作ります。

商談の売上金額の推移を取得したい場合は、商談のレポートを作って下さい。リバネスの場合はこのような形式になっています。

集計レポートですので、何かしらの項目でグループ化する必要があります。商談は会計年度毎に集計することが多いと思いますので、会計年度でグループ化しました(左上)。表示列には、売上系の項目を入れています。

【商談単体】金額がいわゆる金額(Amount)項目です。事業部別売上(集計用)は、数式によって事業部毎の売上金額が入るようになっていて、全社的な売上に加えて事業部別の売上推移もスナップショットで取得するようにしています。

レポートを作ったら正しく集計されているか数字を見て確認しましょう。

レポート作成スナップショットを作る

レポートを作ったら、次はスナップショットを作ります。

設定画面＞機能設定＞分析＞レポート＆ダッシュボード＞レポート作成スナップショット

を開いて下さい。

スナップショット名及び一意の名前は任意です。

実行ユーザは専用のユーザが用意できる場合は専用ユーザ。出来ない場合もできるだけ退職しないアカウントで作りましょう。オブジェクトへのアクセス権限も必要です。

ソースレポートには先程作ったレポートを設定します。

対象オブジェクトはスナップショットを格納するためのオブジェクトです。最初は存在していませんので作成して下さい。今回は商談の金額を格納する為のオブジェクトですので、商談スナップショットオブジェクトを作成し、金額という項目を一つ作っておけば大丈夫です。上述したように事業部毎の金額も格納したいという場合は、それを入れるためのカスタム項目を追加しましょう。こんなイメージになるはずです。