スケジュール管理、どのように行っていますか？

リバネスではもっぱらGoogleカレンダーを使っています。一方で、Salesforceにもスケジュールという機能が提供されており、活動オブジェクトに予定を入れておくと、その後のトラッキングが容易になるといったオプションがあり、これを使わないというのももったいないというのが現状です。

リバネスでは、Salesforceのスケジュール機能で作られた予定に報告機能を付与し、営業報告等の各種報告事項を記載してもらうようにしています。これの何が良いのかというと、イベントが有った時にわざわざ記録用のレコードを立ち上げる必要がないということです。誰が、いつ、という情報までは入っていますのであとはどこでどんなことをしたかを書いて保存すればよいだけです。

スケジュールの情報をSalesforceでも確認したい

そういう事はままあるとおもいます。毎日Salesforceを開くのであればついでにスケジュールチェックもしておきたいということもあるでしょう。

かんたんにスケジュールをSalesforceに連携するのであれば、Einstein 活動キャプチャを使いましょう。GoogleもしくはOffice365と連携し、カレンダー情報を取得してくれます。(これは同製品の別機能ですが、メールのやり取りを商談の取引先責任者の役割に紐付いた人とマッチングさせることで、商談にメールのやり取り履歴を自動的に表示してくれます。これは他の方法では実現がかなり難しいのでおすすめ機能です。)

これはSalesCloud Einsteinライセンスが必要ですが、非常にかんたんなソリューションで個人的にはおすすめです。以下の画像のように、Google Calendarとの同期したカレンダーを見ることができるようになります。

かんたんではあるのですが一点注意点があります。このカレンダーレコードはGoogle Calendarの情報をミラーリングしているだけでSales Cloud側にレコードがあるわけではありません。そのため、こちらを編集して情報を追加するといった上述したような使い方は出来ません。あくまでも予定の確認が便利になるよという機能になっています。

Googleカレンダーの予定をSalesforceのEventオブジェクトに同期する

これにはアプリケーションの開発が必要になるので少しむずかしいかもしれませんがやる価値は十分にあります。

リバネスの場合はPHPもしくはPythonを用いたアプリケーションを書いて両者を同期するようにしています。

GoogleカレンダーからはGoogle Cloud Platformにアプリケーションを作成しアクセストークンを取得します。これを用いて予定を取得するという方法です。取得した情報はSales Cloud側に作った接続アプリケーションを通してEventオブジェクトに登録します。これを定期的にスクリプトを実行することで実現しています。(リバネスの場合は3分毎に同期)

カレンダーの情報は更新されることが多いですので、更新されたレコードについてはその更新情報をSalesforce側のレコードにも伝えるようなスクリプトになってます。

こうすることによって、打ち合わせが終わったにも関わらず報告がなされていないレコードを見つけ出すようなスクリプトを走らせることが出来ます。これを使って報告を促すアラートをSlackに投げ、Slack側から情報を更新してもらうということができるのですが、それについては別の事例で書きたいと思います。