国の委託事業等では、活動日報を提出する必要がある場合があります。年間に一つのプロジェクトだけが回っている状態であればさほど苦労はないのですが、複数のプロジェクトを兼任するようになってくると、人力での日報管理には限界が出てきます。

一番まずいのがダブルブッキングです。一人の人間が同じ時刻に複数のプロジェクトの仕事を行い、複数のプロジェクトの人件費を計上するということはあってはならず、整合性の確認の為に何度も精査が必要になるというのが常態化していました。目視でデータを見比べ、その人の時間が適切に割り振られている事を証明するというのはミスが出やすく且つ確認作業も重労働になります。こういった時間を0にするための取り組みを紹介します。

Googleカレンダーの情報をマスタとして利用する

カレンダー情報は誰もが利活用しているのですが、これをマスタデータとして利用しています。どんな人でもスケジュールの登録は行います。終わったあとに実際にかかった時間を調整してくれれば良いのです。

Googleカレンダーの情報はカレンダーAPIを利用して取得することが出来ます。今回作ったプログラムでは、取得した情報を月ごとのテーブルに変換して表示しています。

チェック作業は、プロジェクトメンバーの個人がGoogleカレンダーを見てダブルブッキングが無いかどうかを確認するだけです。それさえなければ不整合が起こることはありませんので、ダブルチェック要員などが軒並み不要となりました。

Googleカレンダーの情報から帳票を作る

このように、Googleカレンダーの情報を元にして各種帳票を作ることが出来ます。データの修正はGoogleカレンダーのデータを修正するだけで即時反映されますので微調整の手間もかかりません。